Welche Vorteile hat die Verfahrensdokumentation für den Unternehmer?

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Kalender 4. Dezember 2022
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Warum sollte sich jeder Unternehmer dringend mit der Erstellung einer Verfahrensdokumentation befassen?

Was viele Unternehmen immer noch nicht wissen: Bereits seit 2017 ist die Verfahrensdokumentation verpflichtend zu erstellen. Diese soll sicherstellen, dass das Unternehmen bei Verwendung digitaler Daten bzw. Dokumenten die Einhaltung der gesetzlichen Pflichten aus der Abgabenordnung und dem HGB gewährleistet sind.

Des Weiteren muss die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) gewährleistet werden. Dies bedeutet, dass die Vorgaben vor allem bei der digitalen Datennutzung zwingend beachtet werden müssen.

Kann eine Verfahrensdokumentation im Falle einer Betriebsprüfung dem Finanzamt nicht vorgelegt werden, drohen dem Unternehmen im schlimmsten Fall Hinzuschätzungen von bis zu 10% des Jahresgesamtumsatzes. 

Weitere Folgen können ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro sein, oder sogar die Verwerfung der kompletten Buchhaltung.

Was genau ist eine Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation beschreibt schlüssig und für jeden Dritten nachvollziehbar die organisatorischen und technischen Prozesse im Unternehmen, wie u.a. die elektronische Belegablage, die Rechnungsschreibung oder Zeiterfassung. 

Alle betriebsinternen Prozesse müssen, im Falle einer Prüfung, nachvollziehbar für einen außenstehenden Dritten sein. Diesem muss es ermöglicht werden, durch die Verfahrensdokumentation in einer angemessenen Zeit die beschriebenen Prozesse auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüfen zu können. 

Hinweis: Im Falle einer Prüfung kann das Finanzamt auch schon bereits im Vorfeld die Vorlage einer Verfahrensdokumentation verlangen!

…..und was beinhaltet Sie? 

Der Aufbau gliedert sich in fünf Teile:

Beginnend mit der allgemeinen Beschreibung mit relevanten Informationen zum Unternehmen und der Organisation. Ebenfalls müssen dort die Prozesse aufgezählt werden, für die die Verfahrensdokumentation ihre Gültigkeit hat (Arbeitsanweisungen, Checklisten, Verfahren mit Rechnungsschreibung, Kassenführung).

Danach geht es ins Detail. Im Abschnitt Anwenderdokumentation werden die Prozesse genau beschrieben. Ebenfalls müssen Arbeitsanweisungen, Checklisten und Handbücher implementiert werden. Informationen zur Datenerfassung, sowie Aufbewahrungsregelungen gehören auch in diesen Bereich. 

Im dritten Abschnitt, der sog. Betriebsdokumentation, werden Angaben zur Hard- und Softwarenutzung, sowie Cloud Lösungen im Unternehmen beschrieben. Wichtig ist auch die Auskunft zur Datensicherheit im Unternehmen. 

Der vierte Bereich, die Technische Systemdokumentation, beschäftigt sich mit den Fragen:

  • was passiert im Falle eines Datenangriffs,
  • wie funktioniert das E-Mail-Management und 
  • was ist im Falle einer unberechtigten Änderung des Datenmaterials,
  • oder bei Ausfall des kompletten IT-Systems.

Um sicherzustellen, dass die in den Bereichen eins bis vier niedergeschriebenen Prozesse und Verfahren auch eingehalten werden, wird im fünften Bereich das Interne Kontrollsystem (IKS) vorgestellt. Dieses enthält Angaben darüber, welcher Mitarbeiter für welchen unternehmensinternen Prozess zuständig ist und wer welche Verantwortungsbereiche übernimmt. 

Wichtig: Die Verfahrensdokumentation muss leben. Das heißt alle Änderungen im Unternehmen oder bei den Prozessen müssen erfasst und in die Verfahrensdokumentation einfließen! 

Welche Prozessdokumentation sollte zwingend dokumentiert werden?

Die ordnungsgemäße Kassenführung

Vor allem die Kassenführung bei bargeldintensiven Betrieben ist Hauptaugenmerk jeder Betriebsprüfung. Können Einnahmen nicht sinnvoll und nachvollziehbar erklärt werden, kann der Prüfer im schlimmsten Fall die Kassenführung verwerfen und es kommt zu Hinzuschätzungen. Daher muss zwingend eine revisionssichere Kassenführung, die den Anforderungen an die GoBD entspricht in einer Prozessdokumentation erfolgen.  

Eine Verfahrensdokumentation zur ordnungsgemäßen Kassenführung beinhaltet einen verständlichen und nachvollziehbaren Umgang mit dem Bargeld und konkrete Arbeitsanweisungen für die Mitarbeiter. 

 Diese muss wahrhaftig “gelebt” werden, denn seit ein paar Jahren können die Finanzämter spontan eine sog. Kassennachschau unangemeldet durchführen. Eine ordnungsgemäße Kassenführung und die dazugehörige Dokumentation sprechen für die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und können nicht so leicht durch den Prüfer verworfen werden.  

Welche Vorteile bietet eine Verfahrensdokumentation?

Die Meinung, dass die Verfahrensdokumentation nur im Falle einer Betriebsprüfung den Unternehmer vor Hinzuschätzungen schützt, ist mittlerweile revidiert worden.

Die Verfahrensdokumentation ist etwas, was das Unternehmen auch weiterbringt.

Durch die Optimierung der Unternehmensprozesse kommt es zu deutlichen Zeit – und Kosteneinsparungen durch eine effektivere und effizientere Vorgehensweise. 

Schwächen im Unternehmen können aufgedeckt und mit dem richtigen Prozess zu Stärken umgewandelt werden. Im Falle einer Betriebsprüfung kommt es nicht zu unnötig langen Rückfragen und Stellungnahmen für den Prüfer. Dieser Aspekt spart Ihnen und ihre steuerlichen Berater viel Zeit. Ist eine Verfahrensdokumentation zur elektronischen Belegablage vorhanden, kann ein Ausdrucken der Belege vermieden werden. Zudem kann der Papierbeleg nach der digitalen Archivierung vernichtet werden. 

Die Kosten der Verfahrensdokumentation mindern zudem als Betriebsausgabe den steuerlichen Gewinn im Unternehmen.

Hinweis: Es empfiehlt sich nicht eine Musterverfahrensdokumentation aus dem Internet runterzuladen um dort ein paar Unternehmensdaten einzutragen. 

Dies reicht als Pflichterfüllung oftmals nicht aus. Hier empfehlen wir ganz klar eine professionell gestaltete, individuelle Verfahrensdokumentation vom Fachmann.  

Sie benötigen Unterstützung bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation dann melden Sie sich bei uns. Hier erfahren Sie mehr.

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